Obecné nařízení o zpracování osobních údajů
Zpracování a ochrana osobních údajů
Informace poskytovaná ve smyslu článku 12 a 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (Nařízení) návštěvníkům Milevského muzea, uživatelům knihovny Milevského muzea a dalším smluvním stranám (vyjma zaměstnanců)
1. Kdo je správcem osobních údajů?
Správcem osobních údajů je Milevské muzeum, IČ: 00374652, se sídlem Klášterní 557, 399 01 Milevsko. Správce můžete kontaktovat buď písemně na výše uvedenou adresu, nebo elektronicky na e-mail GDPR@muzeumvmilevsku.cz.
2. Za jakými účely zpracováváme osobní údaje?
Osobní údaje zpracováváme za následujícími účely:
- poskytování knihovních a informačních služeb
- evidence badatelů, tj. evidence týkající se zpřístupnění sbírky nebo jednotlivých sbírkových předmětů veřejnosti
- evidence související s pohyby sbírkových předmětů – nabývání, výpůjčky, apod.,
- ochrana knihovního fondu, muzejních sbírek a exponátů,
- prezentace akcí Milevského muzea na webových stránkách www.muzeumvmilevsku.cz a sociálních sítích (Facebook),
- administrace a naplňování dodavatelských smluvních vztahů.
3. Na jakých právních základech zpracováváme osobní údaje?
3.1 Uzavírání a plnění smlouvy. Osobní údaje druhé smluvní strany zpracováváme pro účely uzavření a plnění daného smluvního vztahu. Může se tak jednat zejména o:
- smlouvu o výpůjčce z knihovního fondu či jiných sbírkových předmětů,
- smlouvu kupní nebo darovací týkající se nabývání sbírkových předmětů,
- smlouvu o dílo nebo o poskytování služeb s našimi dodavateli, apod.
V souvislosti s uzavřením příslušné smlouvy dochází ke zpracování zejména identifikačních a kontaktních údajů a údajů týkajících se nebo vyplývajících z dalších podmínek smlouvy. V případě, že nám osobní údaje neposkytnete, nebudeme s Vámi moci smlouvu uzavřít. Smlouvy, jejichž předmětem je pohyb sbírkových předmětů (nákup, darování, apod.) jsou uchovávány po dobu 10 let. Smlouvy týkající se badatelské agendy, půjčování, či jiného využití sbírek uchováváme po dobu 5 let.
3.2 Plnění našich právních povinností. Jedná se zejména o:
- zákon č. 257/2001 Sb., o knihovnách a provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon), ve znění pozdějších předpisů
- zákon č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů, v platném znění, a prováděcí vyhlášky č. 275/2000 Sb., v platném znění
- zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů.
Plníme ale také další povinnosti, dané např. zákonem o účetnictví a dalšími předpisy, které se na nás vztahují.
3.3 Zpracování pro účely oprávněných zájmů Milevského muzea
Prostory Milevského muzea jsou monitorovány kamerovým systémem. Právním základem pro toto zpracování je oprávněný zájem na ochraně muzejních sbírek a exponátů dle článku 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Zajistit ochranu sbírek muzejní povahy či knihovního fondu nám však ukládají také příslušné právní předpisy. Dbáme na to, aby kamerové systémy nezasahovaly do soukromí našich zaměstnanců a návštěvníků. Tyto údaje zpracováváme po dobu 10 dnů.
Na akcích pořádaných Milevským muzeem můžeme pořizovat reportážní a dokumentační fotografie, na kterých můžete být zachyceni. Jedná se o běžné dokumentování a následnou veřejnou prezentaci akcí, které je možné provádět (mimo jiné i na základě této informace) bez Vašeho výslovného souhlasu. Dbáme na to, aby naši návštěvníci nebyli zobrazování v nedůstojných situacích, obzvláště, jedná-li se o děti. Fotografie pořizujeme proto, abychom o dané akci mohli informovat veřejně na našich webových stránkách a na sociálních sítích. Pokud si nepřejete další zveřejňování fotografie, na které jste zachyceni, informujte nás a my učiníme vhodná opatření v souladu s Vaším přáním. Fotografie můžeme také v omezené míře předat městu Milevsko za účelem jejich otištění ve Zpravodaji města Milevska jako prezentaci našich aktivit. Zpracování Vašich osobních údajů pro novinářské a reportážní účely provádíme na právním základě našeho oprávněného zájmu dle článku 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Oprávněným zájmem je v tomto případě pořízení dokumentace o realizovaných akcích a poskytování informací veřejnosti o naší činnosti zpravodajským způsobem. Tyto osobní údaje budeme takto zpracovávat pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění uvedeného účelu. Poskytnutí těchto údajů je dobrovolné. V případě, že projevíte v okamžiku jejich pořízení nesouhlas s pořizováním fotografií souvisejících s Vaší osobou, bude Váš nesouhlas respektován a fotografie nebudou pořízeny. V případě, že nám tyto údaje neposkytnete, nebudeme moci informovat veřejnost o naší činnosti pomocí Vašich fotografií.
Proti zpracování založenému na našem oprávněném zájmu máte právo kdykoliv a bezplatně podat námitku.
3.4 Milevské muzeum je institucí založenou ve veřejném zájmu. Milevské muzeum plní na tomto poli úkoly v oblasti archivace, vědeckého a historického výzkumu – získává, shromažďuje, trvale uchovává, eviduje, odborně zpracovává a zpřístupňuje veřejnosti sbírky muzejní povahy, provádí výzkum týkající se sbírek a prostředí, ze kterého jsou získávány sbírkové předměty. Rovněž ve veřejném zájmu šíří výsledky výzkumu a vývoje prostřednictvím výuky, publikování, muzejních výstav a muzejních programů.
Milevské muzeum spravuje veřejně přístupnou základní knihovnu se specializovanými fondy ve smyslu § 12 zákona č. 257/2001 Sb., o knihovnách a provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon). V rámci této knihovny je spravován historický fond obsahující dokumenty sbírkové povahy a specializovaný fond vztahující se k odborné činnosti Milevského muzea (Knihovna příruční a regionální).
V souvislosti s nahlížením do našich sbírek a archiválií Vás požádáme o vyplnění badatelského listu. Bez poskytnutí osobních údajů (tj. vyplnění badatelského listu) Vám nemůžeme požadované nahlížení umožnit, a to mimo jiné z důvodu ochrany sbírkových předmětů. Veškeré informace o zpracování osobních údajů v souvislosti s vyplněním badatelského listu jsou přílohou každého badatelského listu.
4. Další podmínky zpracování a ochrany osobních údajů
Osobní údaje, které zpracováváme, jsou v naprosté většině získávány přímo od Vás. Při zpracovávání Vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, ze kterého by mohly pro Vás vyplynout nějaké důsledky.
Přístup ke zpracovávaným osobním údajům můžeme poskytnout Policii ČR nebo dalším orgánům činným v trestním řízení na základě jejich písemné žádosti.
Milevské muzeum nemá v úmyslu předávat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci.
Osobní údaje zpracováváme manuálně i automatizovaným způsobem v informačních systémech. Osobní údaje chráníme, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich přenosu, změně či ztrátě nebo k jinému možnému zneužití.
Veškeré osoby, které přijdou do styku s osobními údaji při plnění svých pracovních nebo smluvních povinností, jsou vázány povinností mlčenlivosti jak o osobních údajích samotných, tak i o bezpečnostních opatřeních k jejich ochraně.
5. Jaká máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva?
V souvislosti se zpracováním osobních údajů Vám náleží veškerá práva dle platných právních předpisů, zejména:
- právo nám poskytnutý souhlas se zpracováním kdykoliv odvolat;
- právo na opravu a doplnění;
- právo na výmaz;
- právo na přístup k osobním údajům;
- právo na omezení zpracování;
- právo vznést námitku;
- právo na přenositelnost;
- právo podat stížnost.
5.1 Právo na přístup
Máte právo získat od nás informace, zda a jaké Vaše osobní údaje zpracováváme. Za předpokladu, že nebudou dotčena práva a svobody jiných osob, Vám bezplatně poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů, které se Vás týkají. Za další kopie však již můžeme účtovat přiměřený poplatek odpovídající našim administrativním nákladům.
Dovolujeme si Vás upozornit, že v případě uplatnění práva na přístup k osobním údajům můžeme požadovat, abyste nám vhodným způsobem prokázali Vaši totožnost za účelem ověření Vaší identity. Jde o preventivní bezpečnostní opatření, abychom zamezili přístupu neoprávněných osob k Vašim osobním údajům.
5.2 Právo na opravu a doplnění
Můžete nás požádat o opravu nepřesných údajů, které se týkají Vaší osoby. Dále máte právo předat nám doplňující osobní údaje, pokud jsou potřebné.
5.3 Právo na výmaz
Můžete se na nás obrátit s požadavkem na vymazání osobních údajů. Výmaz nemusíme provést např. tehdy, pokud bychom osobní údaje potřebovali pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků, nebo pokud by nám zpracování takového údaje ukládaly právní předpisy.
5.4 Právo odvolat poskytnutý souhlas
Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, máte právo nám poskytnutý souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu je bezplatné.
Odvoláním souhlasu se nic nemění na tom, že až do odvolání souhlasu byly poskytnuté osobní údaje zpracovávány oprávněně a v souladu s právními předpisy. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování osobních údajů, které zpracováváme na základě jiného právního základu, než je souhlas (tzn., je-li zpracování nezbytné např. pro splnění smlouvy, nebo plnění právní povinnosti, budeme Vaše osobní údaje zpracovávat dál).
5.5 Právo na omezení zpracování
Na Vaši žádost omezíme zpracování osobních údajů, pokud:
- máte za to, že námi zpracovávané údaje týkající se Vaší osoby jsou nepřesné. Takové zpracování pak omezíme do doby, než ověříme přesnost těchto osobních údajů;
- zpracování je protiprávní, ale vy odmítnete výmaz osobních údajů a místo toho požádáte o omezení jejich použití;
- my již nebudeme osobní údaj potřebovat pro naše účely, ale Vy je budete požadovat pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
- jste z osobních důvodů (tj. z důvodů vyplývajících z Vaší konkrétní situace) vznesli námitku proti zpracování, které bychom opírali o náš oprávněný zájem. Takové zpracování osobních údajů jsme pak povinni omezit do doby, než bude ověřeno, zda náš oprávněný zájem převažuje nad Vašimi osobními důvody (tj. důvody vyplývajícími z Vaší konkrétní situace).
5.6 Co to znamená, že mám právo vznést námitku?
Pokud by se v konkrétním případě jednalo o zpracování osobních údajů, které by bylo nezbytné pro účely našeho oprávněného zájmu, můžete z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace vznést proti takovému zpracování námitku.
5.7 Právo na přenositelnost
Při splnění určitých podmínek máte právo na přenositelnost osobních údajů. Žádosti však nelze vyhovět, pokud by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob.
5.8 Právo podat stížnost
Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).